役員運転手は、ドライバーとしての仕事に加えて秘書としての仕事を担う場合があります。

 

実際に担当する業務の範囲は勤務する企業や契約条件によって異なるため一概にはいえませんが、秘書業務としての役割を理解しないまま求人に応募すると仕事を始めた後にイメージのギャップにより苦労するかもしれません。

 

反対に、秘書業務をしっかりと対応できる役員運転手は、クライアントの企業や役員から非常に重宝されます。

 

「役員運転手の秘書業務とはどのようなものなのか？」

「自分にも秘書としての役割を担う役員運転手が務まるのか？」

 

などのように不安を感じている方はぜひ参考にしてください。

 

 

1.役員運転手が秘書業務を担当する場合もある

 

役員運転手は、役員クラスのお客様を送迎することが主な役割ですが、企業によっては秘書業務を兼任するケースもあります。

 

明確に「秘書」の職務名がついていない場合でも、実質的に秘書として活躍することもあるため、役員運転手として仕事をする際は職務内容を理解しておくことが重要です。

 

まずは役員運転手における「ドライバー」と「秘書」、それぞれの大まかな仕事内容をご紹介します。

 

1-1.役員運転手のドライバーとしての仕事

 

役員運転手が担うドライバーとしての主な業務は以下のとおりです。

 

・運転

・社用車や備品の管理

・交通情報の把握

・スケジュールの把握

 

安全運転のほか、お客様の顔ともいえる社用車を綺麗に保ち、移動中は快適に過ごしてもらえるよう工夫することも大切です。

また、待機中はお客様の次の予定を確認したり、交通情報を確認したりして、スムーズに送り届けられるよう準備を行います。

 

1-2.役員運転手の秘書としての仕事

 

秘書業務の範囲は企業によって異なりますが、大まかに以下のような仕事が挙げられます。

 

・担当役員のスケジュール管理・調整

・来客・電話応対

・書類作成・管理

・各種手配業務

・執務室の備品・書類・郵便物などの管理

 

秘書業務では、スケジュールを的確に把握し、担当役員よりも先回りして行動することがとても重要です。

 

また、来客・電話応対や、各種手配業務といった外部とのコミュニケーションの場面もあります。

役員運転手はビジネスマナーが求められる仕事ですが、秘書業務では一層の注意を払い、来客時のお出迎え、部屋への案内、お茶出しなどのマナーも身に付けておく必要があるでしょう。

 

2.役員運転手の秘書業務に求められるスキルとは？

 

役員運転手と秘書は一見するとまったく別の仕事ですが、実は求められるスキルには共通する部分も多いです。

ここでは、役員運転手と秘書を兼任する際に求められるスキルについてご紹介します。

 

2-1.高度な運転技術

 

役員運転手には高度な運転技術が欠かせません。

具体的には、交通ルール・マナーはもちろんのこと、事故を防ぐための予知能力や瞬時の判断力、歩行者やほかの車との距離感、交通量の多い道路でのスムーズな取り回しなどです。

また、地理的な知識や運転経験があると、突発的な交通トラブルが発生した際にとても役立つでしょう。

 

社用車での移動時間は、日々忙しいお客様にとって唯一の休息の場ともいえます。

ストレスや不安を感じさせない運転技術はとても重要です。

 

2-2.ビジネスマナー

 

ビジネスマナーについても、役員運転手、秘書ともに欠かせません。

 

役員運転手は、仕事柄、ハイクラスな方たちと接する機会が多いため、言葉遣いや立ち振る舞いには常に気をつかう必要があります。

秘書を兼任するとなれば、担当役員以外のお客様と対面したり、お話ししたりする機会も増えます。

敬語や身だしなみといった最低限のビジネスマナーに加え、来客応対のマナーも身に付けておくことが重要です。

 

2-3.管理・調整能力

 

秘書業務においては、スケジュールの把握に加え、管理・調整する力も求められます。

役員クラスの方々は、毎日のように打ち合わせや出張など多忙なスケジュールをこなしていくため、予定が重複しないよう、また効率的に予定をこなしていけるよう、徹底した管理と調整が必要です。

 

秘書としてスケジュールを管理する際は、文字の色分けや一覧化、ツールの活用など工夫を凝らしましょう。

 

2-4.コミュニケーション能力

 

コミュニケーション能力は役員運転手、秘書ともに重要です。

車内での会話だけでなく、ときに取引先に向かう役員に同行する場面もあるでしょう。

その際、場面にあわせて空気を読み、適切な対応や会話をこなせるコミュニケーション能力は重宝されます。

 

少なくとも、お客様の雰囲気や傾向にあわせて対応する意識は重要といえるでしょう。

 

3.秘書業務を担う役員運転手に求められるプロフェッショナルとしての意識とは？

 

秘書業務を担う役員運転手は、担当役員をサポートする重要な仕事です。

役員運転手兼秘書に従事する際は、次のことを意識し、プロとして責任感ある行動を目指しましょう。

 

3-1.多方面への細やかな気配り

 

例えば、天気が悪い日には傘を用意したり、車内のエアコンの温度を気にかけたり、打ち合わせや会議で必要となりそうな書類をあらかじめ用意したりするなど、あらゆる場面において気を配る意識はとても重要です。

 

難しそうに思えるかもしれませんが、役員運転手や秘書の経験を積むことで、これらの判断力は磨くことができます。

まずは意識することを欠かさず、積極的に行動してみましょう。

 

3-2.守秘義務の徹底

 

役員運転手兼秘書の業務中は、担当役員を送迎する車内、取引や打ち合わせへの同行などで企業の機密情報を耳にする機会が多いです。

また、担当役員を送迎する場面では、お客様のプライベートな話題を耳にすることもあるでしょう。

 

情報漏洩は企業の一員、役員運転手、秘書として決してあってはならないことです。

万が一守秘義務が守られなかった場合には、コツコツと築いた信頼が崩れてしまううえ、企業や役員の不利益にもつながってしまうため、一層の注意を払いましょう。

 

4.未経験でもできる！セントラルサービスの役員運転手採用情報

 

セントラルサービス株式会社では、正社員または業務委託の役員運転手として働いていただける方を積極的に募集しています。

安定した職に就きたい方、ご自身のライフスタイルにあわせて働きたい方はぜひご注目ください。

 

当社では役員運転手に必要な運転技術、秘書業務でも役立つビジネスマナーが学べる充実の研修制度をご用意し、役員運転手未経験でも安心してスタートできる環境が整っています。

また、座学の安全講習を定期的に開催し、役員運転手に必要な安全運転の意識づけも行っています。

 

必要な応募資格は普通自動車第一種運転免許のみとなっており、お気軽にご応募いただくことが可能です。

役員運転手や秘書業務にご興味のある方、心配りや状況を読み取る力に自信のある方、高収入を目指したい方など、ご応募・お問い合わせをお待ちしております。

 

5.まとめ

 

企業によっては、役員運転手と秘書業務を兼任することは珍しくありません。

役員運転手と秘書に求められるスキルは共通している部分も多く、役員運転手をしながら秘書のスキルを磨いていくことも十分に可能です。

兼任が不安な方は、役員運転手のみの仕事を選んだり、研修制度が充実している求人に応募したりするとよいでしょう。

 

セントラルサービス株式会社では、運転技術とビジネスマナーを身に付けられる研修制度をご用意しています。

役員運転手のお仕事をお探しの方は、ぜひお気軽にお問合せください。