「秘書」や「役員運転手」は、企業の役員を陰で支える縁の下の力持ちです。

 

決して表立って仕事をすることはありませんが、役員にとってなくてはならない重要な業務であることは確かです。

 

普段はなかなかお会いできないような、社会的に影響力のある方やVIPとお会いできるチャンスがあるこれらの仕事に、あこがれを抱く方や、実際に目指している方もいらっしゃるのではないでしょうか。

 

そこでここでは、「秘書」「役員運転手」のそれぞれの業務について、詳しくご紹介します。

 

それぞれの仕事に向いている人材や、就職方法などもご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

 

1. 秘書や役員運転手の仕事

 

秘書や役員運転手の仕事は、普段はなかなか目にする機会がありません。

そのため具体的にどういった仕事をしているのか分からない部分も多いのではないでしょうか？

 

会社の中でも重要な役職につく方をサポートする仕事は、やりがいがある一方で、非常に責任の重い仕事だと言えます。

 

そこでまずは、秘書や役員運転手になるメリットとデメリットを確認してみましょう。

 

1-1. 秘書や役員運転手になるメリット

 

秘書や役員運転手がサポートするのは、企業の社長や役員など。

そのため普段会えないような方にお会いできるチャンスがあります。

 

広い視野をもって社会を見るよい経験になり、自分自身の知識も増えるでしょう。

 

身についたビジネスマナーや知見で、議員秘書などのキャリアアップも可能です。

 

1-2. 秘書や役員運転手になるデメリット

 

この仕事のデメリットは業務が不規則になりがちなことです。

 

役員のスケジュールに合わせて動くため、時間外勤務や場合によっては休日出勤の可能性もあります。

 

これは担当する役員の働き方で大きく左右されるため、プライベートも大事にしたいという方は、事前に確認が必要です。

 

2. 秘書の仕事

ここからはそれぞれの仕事について確認してみましょう。

まずは秘書の仕事です。

 

秘書の主な業務は、役員のスケジュール管理です。

 

また秘書室には、役員への電話もかかってきます。

それらの電話で必要なものとそうでないものを即座に判断し、必要であれば役員にとりつぎます。

 

即座に判断できる力だけでなく、どういったお客様がいるのかを把握しておく必要もあり、頭を使う仕事だといえるでしょう。

 

スケジュール管理や電話対応の合間には、出張の手配や来客応対・こまごまとした雑務などをこなします。

 

2-1. 秘書に向いている人材とは？

 

ご紹介したように、秘書は裏方の仕事です。

そのため誰かをサポートすることにやりがいを感じられる人が向いているといえるでしょう。

 

ほかにも次のようなタイプの方が向いています。

 

2-1-1. 時間に正確で几帳面

 

役員のスケジュールを管理することから、時間に正確な人が向いています。

いい加減なスケジュールで、重要な取引に穴が開いてしまっては、会社同士の問題にも発展しかねません。

 

移動時間も考慮しなければならないため、ドライバーに確認しながらスケジューリングすることも必要です。

 

2-1-2. ビジネスマナーが身についている

 

社内外の役職ある方とお会いする機会の多い秘書。

身だしなみには人一倍気を遣わなければなりません。

 

華美でなく清潔感のある服装をし、立ち居振る舞いにも注意が必要です。

 

相手に不快な思いをさせない言葉遣いや、笑顔も心がけます。

 

2-1-3. 視野が広く気配りができる

 

多くの社長や役員の方々は、常に多忙です。

 

いちいち秘書に仕事を指示してくださる方はそれほど多くありません。

そのため言われなくても自分から何が必要か判断し、動ける人材は秘書として重宝されます。

 

現在の役員の仕事から、今後必要になるであろう情報を収集しすぐに提示できれば、役員の仕事もスムーズに進みます。

 

2-1-4. 効率よくマルチタスクが実行できる

 

「マルチタスク」とは、複数の業務を同時進行できる能力のことをいいます。

 

秘書は役員のスケジュール管理をしながら、それぞれの現場で必要な書類を作成したり、資料を取り寄せたりしなければなりません。

 

多くの仕事を効率的に同時進行しなければならないため、マルチタスク能力の優れた人材が向いています。

 

2-2. 秘書になる方法

 

秘書にはさまざまな能力が必要です。

さらに会社の中枢を担う役員をフォローするという責任ある立場のため、新卒採用で雇用される場合はあまりありません。

 

別の部署で数年経験を積んだ後、秘書室に移動になる場合や、別会社で秘書経験のある人材を雇用することがほとんどです。

 

派遣会社の中には、秘書を派遣している会社もあるため、そのような会社に依頼する企業もあります。

 

3. 役員運転手の仕事

 

役員運転手の仕事のメインは、やはり担当する役員を目的地までお送りする仕事です。

 

しかし運転を生業とする職業の中では運転時間が比較的少ない方だと言えます。

そのため待機時間の長いことが、役員運転手の特徴です。

 

では待機時間に何をしているかというと、車の清掃や点検、次の移動先へのルート設定などを行っています。

 

頻繁に行く場所でも、工事や天候などで道路の状況は変わります。

頻繁に渋滞情報などをチェックし、スケジュールが滞りなく進むよう気を配らなければなりません。

 

3-1. 役員運転手に向いている人材とは？

 

役員運転手は運転だけできればいいわけではありません。

実はさまざまなスキルが求められます。

 

どういった人材が役員運転手に向いているのか、確認してみましょう。

 

3-1-1. 守秘義務を徹底できる

 

新商品の詳細や新サービスの内容など、役員は多くの機密情報を知っています。

 

役員運転手は車内でそれを耳にする機会もあるでしょう。

 

車内で耳にした情報は、一切口外してはいけません。

また役員のプライベートな情報を、社内の誰かに軽々しく話すのも厳禁です。

 

3-1-2. コミュニケーション能力がある

 

実は役員運転手にも、コミュニケーション能力が必要です。

担当する役員との意思疎通だけでなく、取引先の方とお会いした際にも、コミュニケーション能力が問われます。

 

相手を不快な気持ちにさせれば、今後の仕事にも影響を与えてしまいます。

 

決して出しゃばって話をすることはありませんが、相手を不快にさせないような話し方をマスターしておかなければなりません。

 

3-1-3. 臨機応変に対応できる

 

急なアポイントメントが入ったり、会議が長引いたりした場合、スケジュール通りに進めることが困難になることもあります。

また道路が渋滞し、予定時間ギリギリになることもあるでしょう。

 

こういった場合、役員運転手はどのルートを行けばスケジュール通りに進められるか、瞬時にルートを判断しなければなりません。

 

どのような場面でも、あせらず冷静に判断し対応できる能力が必要です。

 

3-2. 役員運転手になる方法

 

タクシーやハイヤーのドライバーに「普通自動車第二種運転免許」が必要なのに対し、役員運転手は「普通自動車第一種運転免許」があれば仕事を行えます。

 

ほかに特別な資格が求められることはほとんどありません。

 

その代わりに運転経験が豊富な人材の方が重宝されます。

 

役員という社内でも重要な役職につく方の命を預けるため、安心して任せられる人材が求められるのは当然のことです。

 

そのため求人募集では、タクシー・ハイヤーといった人を乗せる仕事をしていた方や、役員運転手経験者が優遇されがちです。

 

しかし若い方にチャンスがないわけではありません。

 

役員運転手専門の派遣会社に登録をし、研修を受けてスキルを身につけ役員運転手になる方もいます。

 

4. 秘書並みの気配り「セントラルサービス」の役員運転手

 

「セントラルサービス」は、役員運転手専門の派遣・請負会社で、都内を中心に多くのお客様にご満足いただけるドライバーを派遣しています。

その理由は充実した研修にあります。

 

運転技術はもちろん、役員運転手に適した身だしなみや心配りの方法、ルート設定方法など多くの研修を実施。

未経験の方でも、どこへ行っても恥ずかしくないプロの役員運転手として、お仕事していただけます。

 

ご興味のある方は、ぜひ一度お問い合わせください。

 

「セントラルサービス株式会社」

TEL:03-6380-9151

メールでのお問い合わせはこちらまで

 

5. まとめ

 

秘書や役員運転手は、役員の仕事をサポートする重要な業務です。

 

勤務時間が不規則になりがちな仕事ですが、社会的に影響力のある方とお会いするチャンスもあり、自分自身も成長できる素晴らしい仕事です。

 

ただしどちらの仕事も誰でもなれるというわけではありません。

役員の業務を滞りなく進められるだけの能力を持ち、ある程度の経験のある人材が求められます。

 

ただし派遣会社に登録するといった方法で、経験を積める可能性もあります。

 

自分自身に適性があるかを判断しつつ、スキルを磨いて素晴らしい秘書や役員運転手になりましょう。